Ho riflettuto sulla frase e fatto delle ricerche un po' di approfondite (l'altra domanda era su un'altra cosa e non mi sono concentrata molto su questa espressione).
Se fai una ricerca tra le domande già poste ci sono diverse occorrenze, ma rileggendo la frase penso che più che "il funzionario" qui si parli dell'ufficio preposto, quindi direi genericamente (resto dell'idea che spesso "less is more") "Anagrafe", senza scendere in dettagli che potrebbero confondere la nostra struttura amministartiva con quella di un altro paese.
Quindi direi "...così come inserite in Anagrafe / Ente / Consiglio..."

Poiche' riguarda lo stato dei residenti (nascita, matrimoni, morti etc)